○文書取扱規程

昭和62年3月20日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条~第7条の2)

第2章 文書の収受及び配布(第8条~第13条)

第3章 文書の処理(第14条~第22条の3)

第4章 文書の施行(第23条~第31条)

第5章 文書の整理及び保存(第32条~第42条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、利府町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第1条の2 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。

(2) 文書管理システム 総合情報システムのうち文書管理機能をいう。

(3) 総合行政ネットワーク文書 文書のうち総合行政ネットワーク電子文書交換システム(本町と国又は他の地方公共団体(以下「国等」という。)との間の文書の交換の用に供するため本町の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。第8条を除き、以下同じ。)と国等の使用に係る電子計算機とを専用の電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を使用することにより本町と国等の間で交換する文書をいう。

(4) 電子署名 電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平16訓令1・追加、平25訓令5・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(平11訓令12・一部改正)

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(平14訓令3・平19訓令2・一部改正)

(文書取扱主任の設置)

第4条 各課(室及び出先機関を含む。以下同じ。)に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

2 各課の主任は、課長(室長及び出先機関の長を含む。以下同じ。)の指名する者をもって充てる。

(平11訓令12・一部改正)

(主任の職務)

第5条 主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(3) 総合行政ネットワーク電子文書交換システムを使用した電磁的記録である情報(以下「総合行政ネットワーク文書情報」という。)の受信及び当該情報に係る電子署名の検証に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書情報の送信及び当該情報に行う電子署名に関すること。

(5) 課長名で施行する文書に係る回議書の審査に関すること。

(6) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(7) 例規の整備に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

(平11訓令12・平16訓令1・一部改正)

(電子文書取扱主任)

第5条の2 課長は、前条第3号及び第4号に掲げる事務並びに総合行政ネットワーク文書の収受に関する事務を処理させるため、電子文書取扱主任を置くことができる。

2 前項の電子文書取扱主任は、課長の指名する者をもって充てる。

3 第1項の規定により電子文書取扱主任が置かれた場合にあっては、主任は、当該電子文書取扱主任が処理する事務を統括する。

(平16訓令1・追加)

(文書関係帳票)

第6条 総務課には、次の各号に掲げる帳票を備えなければならない。

(1) 書留文書収受簿 (様式第1号)

(2) 公示簿 (様式第2号)

(3) 例文台帳 (様式第3号)

(4) 料金後納郵便物差出票 (様式第4号)

(5) 郵便切手受払簿 (様式第5号)

2 各課には、次に掲げる帳簿を備えなければならない。この場合において、第2号及び第3号の帳票は、文書管理システムに文書情報を登録することにより電磁的記録として備えるものとする。

(1) 令達簿 (様式第6号)

(2) 文書発送簿 (様式第7号)

(3) 文書管理目録 (様式第8号)

(平11訓令12・全改、平14訓令3・平19訓令2・平25訓令5・一部改正)

(文書の種類)

第6条の2 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの

 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの

 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの

(4) 往復文

通達、依命通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等

(5) その他

契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(平11訓令12・追加)

(文書の記号及び番号)

第7条 文書(前条第5号に掲げるものを除く。)には、記号及び番号を付けなければならない。

2 文書の記号は、別表のとおりとする。

3 文書の番号は、第26条の規定により原議に付された番号とする。

(平14訓令3・一部改正)

(文書の書式)

第7条の2 文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)の書式は、公用文の書式等に関する規程(昭和48年利府町訓令第2号)に定めるところによる。

(平12訓令16・追加、平16訓令1・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第8条 本庁に送達された文書は、総務課において受領し、次に定めるところにより、総務課又は主務課において収受し、配布しなければならない。この場合において、総務課において受領した文書のうち、次項に定めるものを除き、主務課において収受するものについては、受領後直ちに、主務課に回付するものとする。

(1) 普通文書(次号から第9号までに掲げる文書以外の文書をいう。)は、主務課において開封して文書の余白に収受印(様式第9号)を押し、担当者に配布すること。

(2) 親展文書(秘扱いのものを含む。)は、総務課において封皮に収受印を押し、親展文書収受簿により受領印を徴して、主務課又は名あて人に配布すること。

(3) 書留郵便(前号第5号及び第6号に掲げる文書を除く。)は、総務課において封皮に収受印を押し、書留文書収受簿により、受領印を徴して、主務課又は名あて人に配布すること。

(4) 電報は、総務課において電文の余白に収受印を押し、電報収受簿により、受領印を徴して、主務課又は名あて人に配布すること。

(5) 通貨又は有価証券(以下「通貨等」という。)が添付してあるものは、主務課で開封したものにあっては主務課において、次項の規定により総務課で開封したものにあっては総務課において文書の余白に収受印を押し、通貨等が添付してある旨を付記して、次の区分により配布すること。

 総務課で収受したもの 金品配布簿により、受領印を徴して、当該通貨等を添え、主務課又は名あて人に配布すること。

 主務課で収受したもの 文書収受簿により、受領印を徴して、当該通貨等を添え、担当者に配布すること。

(6) 差押書、不服申立書、入札書その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、前各号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて配布すること。

(7) 小包(書留郵便によるものを除く。)は、主務課において封皮に収受印を押し、担当者に配布すること。

(8) 総合行政ネットワーク文書は、次の区分により処理すること。

 総務課で受信した総合行政ネットワークシステム文書情報に係るもの

(ア) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には、当該電子署名を検証すること。

(イ) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し、当該情報の送信者に対して、当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を、当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(ウ) 受領した旨の通知を送信した場合には、受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し、主務課に配布すること。

(エ) 主務課においては、当該書面が第14条第2項に規定する文書である場合には、担当者に配布すること。

 主務課で受信した総合行政ネットワークシステム文書情報に係るもの

(ア) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には、当該電子署名を検証すること。

(イ) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し、当該情報の送信者に対して、当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を、当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(ウ) 受領した旨の通知を送信した場合には、受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し、当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において、当該書面が第14条第2項に規定する文書であるときは、担当者に配布すること。

(9) 電子計算機の入出力装置で受信した情報を出力することにより作成した書面(総合行政ネットワーク文書を除く。)及びファクシミリ装置で受信した情報を出力することにより作成した書面は、主務課において当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において、当該書面が第14条第2項に規定する文書であるときは、担当者に配布すること。

2 封皮のあて名のみによっては主務課を特定できないもの(親展文書及び小包を除く。)については、総務課において開封し、文書の余白に収受印を押した上、主務課に配布するものとする。

3 第1項第1号及び第7号から第9号までに掲げる文書のうち、照復を要しないと認められるものその他総務課長が指定するものについては、これらの規定にかかわらず、収受及び配布の手続を省略することができる。

4 2以上の課に関連のある文書はその関係の最も深い課に配布し、その所管が明らかでない文書は総務課長が決定する。

(平11訓令12・全改、平14訓令3・平16訓令1・平19訓令2・平25訓令5・一部改正)

(料金未納等郵便物の収受)

第9条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(誤記文書の回送)

第10条 第8条の規定により文書の配布又は回付を受けた課の課長は、配布又は回付された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに、総務課に回送しなければならない。

(平11訓令12・平14訓令3・平19訓令2・一部改正)

第11条から第13条まで 削除

(平11訓令12)

第3章 文書の処理

(文書の処理促進)

第14条 主務課長は、収受し、又は配布された文書を閲覧し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

2 主務課長は、許認可等に係る文書については、行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより、迅速な処理に努めなければならない。

3 主務課長は、府省庁県等からの照会等で回答、報告等の期限のある文書については、当該期限までに処理するよう努めなければならない。

4 施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、回議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(平11訓令12・一部改正)

(文書の起案)

第15条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、回議用紙(様式第10号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので、例文又は所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの

2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(平11訓令12・平25訓令5・一部改正)

(供覧)

第15条の2 収受し、又は配布された文書が起案によらず、供覧することによって処理できるものであるときは、次に掲げるところにより閲覧に供するものとする。

(1) 回議用紙を用いる場合は、その所定欄に「供覧」と表示すること。

(2) 回議用紙を用いない場合は、収受し、又は配布された文書の余白に「供覧」と朱書し、閲覧者押印欄を設けること。

(平11訓令12・追加)

(起案の要領)

第16条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 形式は、第7条の2に規定する文書の書式によること。

(2) 事案が定例なものは、次条の規定により定められた例文により処理すること。

(3) 用字及び用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。

(4) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。

(平11訓令12・平25訓令8・一部改正)

(例文の作成及び登録)

第17条 例文は、各課において共通に使用できるもの(以下「共通例文」という。)は総務課長が、それ以外のものは課長が総務課長と協議し、例文を作成するものとする。

2 総務課長は、前項の規定により例文を作成したときは、当該例文を例文台帳に登録しなければならない。

3 総務課長は、前項の登録をしたときは、その旨を共通例文は各課長に、それ以外の例文は当該協議をした課長に通知しなければならない。

4 前3項の規定は、例文の変更又は廃止について準用する。

(平11訓令12・平14訓令3・平19訓令2・一部改正)

(回議書の作成要領)

第18条 回議書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は、文書管理システム等の入出力装置から出力することにより作成した書面による場合を除き、原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめてつづり、まとめてつづり難いときは、所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除し、又は訂正したときは、軽易なものを除き、その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは、「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」、「はがき」、「官報登載」、「新聞掲載」等と回議書の所定欄に朱書すること。

(7) 前条第2項の規定により登録された例文によるときは、例文の登録番号を回議書の所定欄に記入すること。

(平11訓令12・平25訓令5・一部改正)

(回議の要領)

第19条 回議書は、職制の順で回議しなければならない。

2 回議書の内容が、他の課に関連するものであるときは、主務課長の回議を経てその関連する課長に合議しなければならない。

3 前項の合議事項について、関連する課との間で意見を異にするときは、町長が決定するものとする。

(平11訓令12・一部改正)

(回議の促進)

第20条 回議書の回議に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、回議の促進に努めなければならない。

(1) 回議は、必要最小限の範囲に止めること。

(2) 第18条第5号の回議書は、起案者又はその内容を十分説明できる者が持ち回ること。

(合議後の通知)

第21条 主務課長は、合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき、又は当初の起案が廃案となったときは、速やかに合議した課長にその旨通知しなければならない。

(文書の審査)

第22条 回議書は、総務課長又は課の主任の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、審査を省略することができる。

(1) 法令等に様式の定めのあるもの

(2) 人事その他機密を要するもの

(3) 収入及び支出並びに予算の令達に関するもの

(4) 工事の施工(契約関係を除く。)に関するもの

(5) 第15条第1項各号の規定により回議用紙を用いないで処理するもの

(6) 例文であって登録番号を回議書の所定の欄に記入したもの

(7) その他総務課長が適当と認めるもの

2 前項の規定により総務課長の審査を受けなければならない回議書は、第5条第5号に定めるもの以外の回議書とし、当該回議書の決裁を受ける前に総務課長に回付しなければならない。

3 第1項の規定により主任の審査を受けなければならない回議書は、第5条第5号に定めるものとし、当該回議書の決裁を受ける前に主任に回付しなければならない。

4 総務課長又は主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては主務課又は起案者に連絡して加除又は訂正を求めるものとする。

5 総務課長又は主任は、審査に当たりその事案について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

6 第1項の規定により総務課長が審査する回議書のうち総務課長が適当と認めるものについては、同項の規定にかかわらず、総務課長の指定する職員の審査にとどめることができる。

(平11訓令12・全改、平14訓令3・平16訓令1・平19訓令2・一部改正)

(例規整備の促進)

第22条の2 主務課長は、常に例規の整備に努め、その制定又は改廃を必要とするときは、適宜な処置を講じなければならない。

2 総務課長は、必要と認めるときは、主務課長に対し、例規の整備について、適宜な処理を講ずるよう要請することができる。

(平11訓令12・追加、平14訓令3・平19訓令2・一部改正)

(決裁済の表示)

第22条の3 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には、総務課長が、決裁済印(様式第11号)を押すものとする。ただし、主務課の主任が審査するもの及び第22条第1項ただし書の規定により審査を省略されるもの(町長が決裁するものを除く。)については、主任が決裁済の年月日を原議の所定欄に表示し、これに代えるものとする。

(平11訓令12・追加、平14訓令3・平19訓令2・平25訓令5・平25訓令8・一部改正)

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第23条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第24条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により副町長又は課長の名で施行することができる。

(平19訓令2・一部改正)

(文書の日付)

第25条 施行する文書の日付は、発送する日付としなければならない。

(文書施行の登録)

第26条 施行を要する原議は、次の各号に掲げる文書の種類ごとに、それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し、原議に番号を付さなければならない。ただし、課長名で施行する文書その他軽易なものについては、この限りでない。

(1) 法規文、公示文及び令達文のうち訓令 公示簿

(2) 令達文のうち達及び指令 令達簿

(3) 往復文 文書発送簿及び親展文書発送簿

2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3 条例、規則、訓令、告示及び公告の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

(平11訓令12・平12訓令16・一部改正)

(浄書及び校合)

第27条 施行する文書は、主務課において浄書、校合するものとする。

(公印等の押印)

第28条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる文書

 会議、研修会、打合せ会、検収等の開催に関する文書

 会議、研修会、打合せ会、検収等の出席者の回答、報告に関する文書

 図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書

 所掌事務の照会文書

 所掌事務の回答文書

(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付した文書

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

(平10訓令1・全改、平11訓令12・平14訓令3・平16訓令1・平19訓令2・一部改正)

(電子署名)

第28条の2 施行する総合行政ネットワーク文書については、総合行政ネットワーク文書情報の送信の際、当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし、総合行政ネットワーク文書が前条第1項各号に掲げるものに該当する場合にあっては、この限りでない。

(平16訓令1・追加)

(文書の発送)

第29条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この項において同じ。)は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するもの又はその他特別の事情のあるものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。

2 第28条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することのできる文書の発送は、郵送、手渡し又は使送により行うほか、電送(ファクシミリ又は電子計算機による送信をいい、総合行政ネットワークシステム文書情報の送信を除く。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送は、前項及び第5条第2号の規定にかかわらず、主務課において、当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。

3 総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワーク文書情報を送信することにより行うものとする。

4 施行する総合行政ネットワーク文書の発送は、主務課において行うものとする。

5 施行する文書は、原議を添えて総務課に回付しなければならない。ただし、第2項及び前項の規定により施行する文書については、この限りでない。

6 郵便文書は、郵便切手を使用するものについては、郵便切手受払簿に記入し、料金後納郵便を利用する場合については、料金後納郵便物差出票に記入し、即日発送しなければならない。

(平11訓令12・平14訓令3・平16訓令1・平19訓令2・一部改正)

(発送済の表示)

第30条 発送済の原議には、所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

(処理中の文書の管理)

第31条 主務課長は、第14条第2項に規定する文書について、常にその処理状況を把握しておくものとし、処理が完了していないものがある場合には、速やかにその処理に当たらなければならない。

(平11訓令12・一部改正)

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第32条 主務課長は、文書(電磁的記録を除く。以下この章において同じ。)を未完結文書又は完結文書に区分して、その所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は、災害に際し、いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

(平16訓令1・一部改正)

(文書の持ち出し等の禁止)

第33条 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第34条 完結文書は、主務課において次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。

(2) 1冊の厚さは、10センチメートルを限度とする。

(3) 同一種類の文書で数カ年にわたり完結するものは最終年の文書に、数種類に関連するものはその関係の最も深い種類に合冊すること。ただし、継続事業又は1事業で多数の文書があるものについては、1件書類として製本することができる。

(4) 前3号の規定により編集したときは、背表紙(様式第12号)を付けて製本すること。

(平11訓令12・平25訓令5・平25訓令8・一部改正)

(文書の保存期限の種別)

第35条 文書の保存期限の種別は、次のとおりとする。

第1種永年保存

第2種10年保存

第3種5年保存

第4種3年保存

第5種1年保存

2 文書の保存期限は、会計年度によるものは翌年度の初期から、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

(保存期限の種別の標準)

第36条 前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとし、主務課ごとの保存期限は、課長が総務課長と協議して定めるものとする。

第1種 永年保存

(1) 調査及び統計で特に重要な文書

(2) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書

(3) ほう賞に関する重要な文書

(4) 条例、規則、規程等の制定改廃に関する文書

(5) 許可、認可、訓令、契約等に関する重要な文書

(6) 不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解等に関する文書

(7) 町史に関する文書

(8) 議会の議案書、議決通知書及び議事録

(9) 予算及び決算に関する文書

(10) 町の廃置分合、境界変更及び名称変更等に関する文書

(11) 基本的な計画及び行政施策等で重要な文書

(12) 公用、公共施設の設計管理基準等で重要な文書

(13) 町有財産の取得及び処分に関する重要な文書

(14) 事務引継ぎに関する重要なもの

(15) その他永年保存を必要とする重要な文書

第2種 10年保存

(1) 起債に関する文書

(2) 町税の徴収に関する文書

(3) 地方交付税等に関する重要な文書

(4) 選挙に関する文書

(5) 出納に関する文書

(6) 監査に関する文書

(7) 租税、公課に関する文書

(8) 建議、陳情等に関する文書

(9) その他永年保存を必要としない重要な文書

第3種 5年保存

(1) 国又は県との往復文書

(2) 報告書及び届書

(3) 文書の収受及び発送に関する諸帳簿

(4) 工事又は物品に関する書類

(5) その他5年保存を必要とする文書

第4種 3年保存

(1) 宿日直簿、各種日誌、旅行命令簿、タイムカード等職員の勤務に関する諸帳簿

(2) 消耗品及び材料に関する諸帳簿

(3) 照会、回答その他の往復文書(国又は県との往復文書を除く。)

(4) その他3年保存を必要とする文書

第5種 1年保存

軽易な文書

(平11訓令12・平14訓令3・平19訓令2・一部改正)

(文書の保存)

第37条 第1種の完結文書の保存については総務課長が、第1種以外の完結文書の保存については主務課長が行わなければならない。

(平14訓令3・平19訓令2・平23訓令1・平25訓令5・一部改正)

(文書の引継ぎ)

第38条 主務課長は、前条の規定により総務課長が保存すべき第1種の完結文書の引継ぎを行おうとするときは、翌年度末までに文書引継書(様式第13号)に必要な書類を添付して総務課長に引き継がなければならない。ただし、主務課長が常時使用する必要があると認める当該完結文書(以下「常用文書」という。)については、必要な期間保管することができる。

2 総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、保存期限、編集製本等について審査し、不適当と認めるものは、補正をさせることができる。

3 総務課長又は主務課長は、第1項の規定による引継ぎを受け、又は行ったときは、文書管理目録を整理しなければならない。

(平11訓令12・全改、平14訓令3・平19訓令2・平25訓令5・一部改正)

(文書の借覧)

第39条 総務課長が保存している文書を借覧しようとする職員は、主務課長の査閲を受けた文書借覧書(様式第14号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が承認したときは、この限りでない。

(平11訓令12・平14訓令3・平19訓令2・平25訓令5・一部改正)

第40条 前条第1項の規定により文書を借覧した職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(平11訓令12・一部改正)

(文書の廃棄)

第41条 総務課長は、第1種文書で主務課長との協議により保存の必要がないと認めるものについては、これを廃棄することができる。

2 主務課長は、保管している第2種から第5種までに編集する文書及び常用文書で保存年限を経過したものについては、これを廃棄しなければならない。ただし、主務課長が必要と認めるものについては、更に年限を定めてこれを保管することができる。

3 総務課長又は主務課長は、前2項の規定による処分をしたときは、文書管理目録を整理しなければならない。

(平11訓令12・平14訓令3・平19訓令2・平23訓令1・平23訓令6・平25訓令5・一部改正)

(歴史的及び文化的価値のある文書の保存)

第42条 総務課長は、前条第1項又は第2項の規定により廃棄しようとする文書で、歴史的及び文化的価値を有すると認めるものについては、主務課長と協議の上、これを保存することができる。

(平11訓令12・追加、平14訓令3・平19訓令2・平25訓令5・一部改正)

附 則

この訓令は、昭和62年4月1日から施行し、昭和62年度以後の文書から適用する。

附 則(平成3年訓令第1号)

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第2号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第5号)

この訓令は、平成8年12月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第1号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第4号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第3号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第12号)

1 この訓令は、平成11年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の文書取扱規程の規定による諸様式で取扱上著しく支障のないものについては、当分の間、改正後の文書取扱規程の規定によるものとみなす。

附 則(平成12年訓令第8号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第16号)

この訓令は、平成12年11月1日から施行する。

附 則(平成13年訓令第12号)

この訓令は、平成13年7月17日から施行する。

附 則(平成14年訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の文書取扱規程の規定による諸様式で取扱上著しく支障のないものについては、当分の間、改正後の文書取扱規程の規定によるものとみなす。

附 則(平成14年訓令第16号)

この訓令は、平成14年7月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令第4号)

この訓令は、平成15年3月7日から施行する。

附 則(平成16年訓令第1号)

この訓令は、平成16年2月5日から施行する。

附 則(平成16年訓令第11号)

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第5号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第9号)

この訓令は、平成19年1月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第1号)

この訓令は、平成21年2月2日から施行する。

附 則(平成23年訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第6号)

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第5号)

この訓令は、平成25年5月10日から施行する。

附 則(平成25年訓令第8号)

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成29年訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令第7号)

この訓令は、平成30年7月1日から施行する。

別表(第7条関係)

(平3訓令1・平6訓令2・平11訓令3・平11訓令12・平12訓令8・平13訓令12・平14訓令3・平14訓令16・平15訓令4・平16訓令11・平18訓令5・平19訓令2・平23訓令3・平24訓令2・平27訓令3・平29訓令2・平30訓令7・一部改正)

(1) 法規上、公示文及び令達文

利府町条例第  号

利府町規則第  号

利府町告示第  号

利府町公告第  号

利府町訓令第  号

利府町( )達 第  号

利府町( )指令第  号

(2) 往復文

ア 親展文書

利親第  号

イ 普通文書

利総第  号    総務課

利政第  号    政策課

利財第  号    財務課

利税第  号    税務課

利町第  号    町民課

利生安第  号    生活安全課

利保福第  号    保健福祉課

利都第  号    都市整備課

利産第  号    産業振興課

利上下第  号    上下水道課

利子第  号    子ども支援課

利収第  号    収納対策室

利文第  号    文化複合施設推進室

利会第  号    会計室

利○第  号     出先機関

(平11訓令12・旧様式第3号繰上、平25訓令5・旧様式第2号繰上)

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(平11訓令12・旧様式第8号繰上・一部改正、平25訓令5・旧様式第7号繰上)

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(平11訓令12・追加、平25訓令5・旧様式第8号繰上)

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(平8訓令5・全改、平25訓令5・旧様式第9号繰上)

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(平21訓令1・全改、平25訓令5・旧様式第10号繰上)

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(平11訓令12・追加、平25訓令5・旧様式第11号繰上)

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(平25訓令5・追加)

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(平25訓令5・追加)

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(平11訓令12・追加、平25訓令5・旧様式第14号繰上)

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(平10訓令4・全改、平11訓令12・旧様式第13号繰下・一部改正、平14訓令3・平19訓令2・一部改正、平25訓令5・旧様式第15号繰上)

画像画像

(平11訓令12・追加、平25訓令5・旧様式第16号繰上)

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(平11訓令12・旧様式第15号繰下・一部改正、平25訓令5・旧様式第18号繰上)

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(平23訓令6・全改、平25訓令5・旧様式第19号繰上)

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(平11訓令12・旧様式第18号繰下、平14訓令3・平19訓令2・一部改正、平25訓令5・旧様式第20号繰上)

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文書取扱規程

昭和62年3月20日 訓令第2号

(平成30年7月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和62年3月20日 訓令第2号
平成3年3月16日 訓令第1号
平成6年3月17日 訓令第2号
平成8年11月29日 訓令第5号
平成10年2月27日 訓令第1号
平成10年3月31日 訓令第4号
平成11年4月1日 訓令第3号
平成11年9月30日 訓令第12号
平成12年3月31日 訓令第8号
平成12年11月1日 訓令第16号
平成13年7月17日 訓令第12号
平成14年3月18日 訓令第3号
平成14年6月24日 訓令第16号
平成15年3月7日 訓令第4号
平成16年1月29日 訓令第1号
平成16年9月17日 訓令第11号
平成18年3月30日 訓令第5号
平成18年12月25日 訓令第9号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成21年2月2日 訓令第1号
平成23年1月28日 訓令第1号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成23年7月1日 訓令第6号
平成24年3月26日 訓令第2号
平成25年5月10日 訓令第5号
平成25年12月24日 訓令第8号
平成27年3月24日 訓令第3号
平成29年3月31日 訓令第2号
平成30年6月29日 訓令第7号