○利府町電子計算機の事務処理に関する管理運営規程
平成9年3月17日
訓令第1号
利府町電子計算機処理に関するデータ保護管理規程(昭和61年利府町訓令第2号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、利府町個人情報保護条例(平成17年利府町条例第19号。以下「条例」という。)、利府町個人情報保護条例施行規則(平成17年利府町規則第34号)及び利府町情報セキュリティ基本方針(平成26年利府町訓令第3号)に定めるもののほか、電子計算機の事務処理を適正に管理運営するため、必要な事項を定めるものとする。
(平17訓令5・平18訓令2・令2訓令3・一部改正)
(1) 電算処理 電子計算機による処理をいう。
(2) 町民 町内に住所を有する者及び町内に住所を有しない者のうち、電子計算機に記録されているものをいう。
(3) 個人データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気記憶装置その他これらに類する媒体に記録された個人を特定することができるものをいう。
(4) 所管課 個人データを作成し、利用し、及び管理する課(室を含む。)をいう。
(5) 記録媒体 個人データを記録する媒体及び装置をいう。
(6) 磁気記録 磁気テープ、磁気ディスク等の磁気記録媒体及び装置をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、操作手引書等の電算処理の要領を定めた文書及び仕様書をいう。
(8) データ 記録媒体及び磁気記録に記録されている情報をいう。
(平13訓令8・平18訓令2・一部改正)
(管理運営の基本)
第3条 電子計算機の管理運営に当たっては、事務の近代化を図り、町民の福祉の増進に寄与するよう努めなければならない。
(平18訓令2・一部改正)
(適用業務の決定)
第4条 電算処理の適用業務は、町長が決定する。
(平18訓令2・旧第5条繰上・一部改正)
(個人データの保護)
第5条 電子計算機による個人データの処理は、町民の基本的人権を守り、個人的秘密を保護するため、次の各号に掲げる制限等を行うものとする。
(1) 個人データを処理し、作成する資料は、条例第7条第3項第5号に規定する国等に対して町民の権利の擁護及び利益保護を目的とする場合を除き、個人別の形式により提供してはならない。
(2) 個人データの処理に当たっては、常に情報の正確化及び適正な管理に努めなければならない。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第6条繰上・一部改正)
2 課長等は、当該課の必要とする所管課の業務に関するデータを利用するときは、当該所管課長へ当該処理を依頼するものとする。
(平13訓令8・全改、平18訓令2・旧第7条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(電算処理の実施)
第7条 秘書政策室長は、新たに電算処理をしようとするときは、当該事務の所管課長と協議し、その実施について必要な措置を講ずるものとする。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第8条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(帳票等様式の制限)
第8条 所管課長は、入出力に使用する帳票等の様式を新たに設定し、又は変更しようとするときは、あらかじめ秘書政策室長の合意を得るものとする。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第9条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(電算処理)
第9条 個人データに係る電算処理は、原則として秘書政策室政策班の職員が行うものとする。
2 秘書政策室長は、入出力等により電子計算機(秘書政策室長が認めたものに限る。)の記録内容を検査し、過誤を発見したときは、速やかに訂正のための措置を講ずるものとする。
3 所管課長は、記録媒体を適正に保管し、不用となった記録媒体は適切に焼却、裁断、消去等の措置を講ずるとともに、過誤を発見したときは、秘書政策室長に届出するものとする。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第10条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(調査)
第10条 町長は、個人データの管理状況及びこれらに関する設備の状況について、職員を指名して定期的に又は随時検査させるものとする。
(平18訓令2・旧第11条繰上)
(ソフトウェアの管理)
第11条 秘書政策室長は、システム設計書、プログラム仕様書、コード表等電算処理に必要なドキュメント、プログラム等のソフトウェアを管理し、所定の場所に保管しなければならない。
2 ソフトウェアを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、秘書政策室長の承認を受けなければならない。
3 秘書政策室長は、その事務の一部を処理するため、入出力責任者、磁気記録責任者、ソフトウェア管理責任者及び保安責任者を指定することができる。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第12条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(記録媒体の管理)
第12条 秘書政策室長は、記録媒体の受払い及び保管に関する必要事項について、台帳その他の文書により管理するものとする。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第13条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(磁気記録の管理)
第13条 磁気記録(秘書政策室長が認めたものに限る。以下この条及び次条において同じ。)は、その障害の有無について常時点検するとともに、その作成から廃棄に至るまでの履歴を台帳その他の文書により管理するものとする。
2 磁気記録は、所定の保管用具に保管し、その出し入れは、秘書政策室政策班の職員が行うものとする。
3 秘書政策室長は、磁気記録内容の複写、消去、廃棄、清掃等に当たっては、その内容が第三者に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
4 重要磁気記録は、事故を防止するため予備記録を作成し、別の施設に保管することができる。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第14条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(重要機能室の責任者)
第14条 秘書政策室長は、重要機能室に設置されている電子計算機及び磁気記録の適正な管理を行うために、重要機能室の責任者を置き、秘書政策室政策班長をこれに充てる。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第15条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(重要機能室の立入制限)
第15条 秘書政策室長は、重要機能室に関係職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、特別の事情で必要があると認めたときは、立ち入らせることができる。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第16条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(電子計算機の管理等)
第16条 電子計算機の管理は、秘書政策室長が行うものとする。
2 各課等に配置する端末機器の貸与は、秘書政策室長が行うものとする。
3 端末機器の貸与を受けた課長等は、端末機器を使用する職員を決定し、その旨を電子計算機端末機器使用者報告書(様式第2号)により秘書政策室長に報告するものとする。端末機器を使用する職員を変更したときも同様とする。
4 電子計算機の稼働時間は、秘書政策室長が定めるものとする。
6 所管課に配置する端末機器の位置等を変更しようとするときは、所管課長はあらかじめ秘書政策室長の合意を必要とする。
7 電子計算機を新たに導入又は変更しようとする課長等は、あらかじめ秘書政策室長の合意を得なければならない。
(平13訓令8・全改、平18訓令2・旧第17条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(事故発生時の対策及び措置)
第17条 秘書政策室長は、事故発生時の対策について、関係職員が速やかに的確な措置を講ずることができるよう随時訓練しなければならない。
2 課長等は電算機等に異常を確認したときは、速やかに秘書政策室長に報告し、指示に従わなければならない。
3 秘書政策室長は、前項の報告を受けたときは、速やかに事故の被害状況を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
(平13訓令8・一部改正、平18訓令2・旧第18条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(検査)
第18条 秘書政策室長は、電算処理に係るデータ保護の的確な管理を図るため委託業務を担当する課及び委託先におけるデータ管理の状況等を定期的に又は随時検査を行うものとする。
(平18訓令2・旧第20条繰上・一部改正、平19訓令2・平27訓令3・令2訓令3・一部改正)
(委任)
第19条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
(平18訓令2・旧第21条繰上)
附 則
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成13年訓令第8号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成17年訓令第5号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年訓令第2号)
この訓令は、平成18年3月14日から施行する。
附 則(平成19年訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成27年訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(令和2年訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(平13訓令8・追加、平18訓令2・一部改正)
(平13訓令8・追加、平18訓令2・一部改正)
(平13訓令8・追加、平18訓令2・一部改正)
