利府町立小中学校文書取扱規程

○利府町立小中学校文書取扱規程

平成29年3月22日

教委訓令第1号

(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、利府町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書の定義)

第2条　この訓令における文書とは、学校職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、学校職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。

(文書管理者)

第3条　学校に文書管理者を置き、校長をもって充てる。

2　文書管理者は、文書に関する事務を総括する。

(文書取扱者)

第4条　文書管理者の事務を補佐させるため、学校に文書取扱者を置く。

2　文書取扱者は、事務職員をもって充てる。

3　文書取扱者は、次に掲げる事務を行う。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書の整理、保管、保存及び破棄に関すること。

(3)　資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(4)　文書処理の促進及び改善に関すること。

(5)　その他文書処理に関し必要なこと。

(文書取扱の原則)

第5条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務効率の向上に努めなければならない。

(文書の管理、保管)

第6条　文書は、別表に定める利府町立小中学校文書分類表(以下「文書分類表」という。)にしたがって、常に整然と分類し、必要なとき直ちに取り出すことができるように校内の所定の場所に保管するものとする。

(文書の編集)

第7条　完結した文書は、年度ごと(年度によることが適当でないものは暦年ごと)に、文書分類表にしたがい、まとめるものとする。

2　2年以上にわたる事案に関する文書は、その事案が完結した年にまとめるものとする。

3　2以上の分類項目にわたる文書は、主たる分類項目にしたがい、まとめるものとする。

(文書の保存)

第8条　学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条に規定するもののほか、文書保存期間は文書分類表によるものとする。

2　保存期間を満了した文書で、校長が引き続き保存の必要があると認めるものは、当該文書の保存期間を延長することができる。

3　保存期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により処理する文書の保管期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日に属する年の1月1日とする。

(文書の破棄)

第9条　保存する文書が保存期間を満了したときは、文書取扱者が校長の決裁を経て廃棄処分するものとする。

2　廃棄文書のうち、その内容が他に漏れて支障があるもの又は印影を転用されるおそれのあるものについては、当該文書の内容を考慮し、裁断、機密文書処理事業者による廃棄等適切な措置をとらなければならない。

(その他)

第10条　この訓令に定めるもののほか、文書管理について必要な事項は、教育長が別に定める。ただし、必要に応じて文書管理者の意見を求めることができる。

附則

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附則(平成29年教委訓令第3号)

この訓令は、平成29年12月18日から施行し、改正後の利府町立小中学校文書取扱規程の規定は、平成29年4月1日から適用する。

別表(第5条関係)

(平29教委訓令3・一部改正)

利府町立小中学校文書分類表


大分類	中分類	小分類	細分類	保存年限	主な内容
Ⅰ　総務	10　例規	00　総務	1　学校関係法令	永
		01　人事管理	1　人事管理例規	永	職員の身分・服務に関すること。
			2　給与例規	永	職員の給与に関すること。
			3　旅費例規	永	職員の旅費に関すること。
		02　福利厚生	1　共済組合例規	永	公立学校共済組合の規則、規程に関すること。
		02　福利厚生	2　互助会例規	永	宮城県教職員互助会の規則、規程に関すること。
		03　利府町	1　利府町例規	永	利府町の規則・規程に関すること。
		04　管財規則	1　管財例規	永	施設、備品管理に関すること。
		05　学務	1　学務例規	永	教務、児童生徒、保健、給食に関すること。
		06　校内	1　校内諸規定	永	服務、防火管理(防災計画書含)、情報公開、個人情報保護、文書、会計経理に関する規程、児童会(生徒会)規約等
		07　渉外	1　渉外例規	永	町教研、中体連、PTA、同窓会に関する規程等
	11　学校運営	00　学校経営	1　学校沿革史	永
			2　学校経営要録	永
			3　学校要覧	永
			4　学級編制関係	5	学級編成表及び学級編成に関すること。
		01　学校評価	1　学校評価	10	内部評価、外部評価、学校評議員に関すること。
		02　学校行事	1　行事予定表	5	年間行事、月間行事、週間行事予定表
			2　休業	5	振替休業、授業、臨時休業に関すること。
			3　儀式的行事関係	5	入学式・卒業式その他儀式的行事に関すること。
			4　学芸・文化的行事関係	5	学習発表会(文化祭)、書初展、音楽会その他文化的行事に関すること。
			5　体育的行事関係	5	運動会(体育祭)、球技大会その他体育的行事関すること。
			6　遠足、集団宿泊的行事関係	5	校外学習、修学旅行、野外活動その他遠足集団祝楽的行事に関すること。
			7　保健・安全的行事関係	5	交通安全教室、防災訓練、その他保健・安全的行事に関すること。
			8　勤労・生産的行事関係	5	職場体験、清掃週間その他勤労・生産的行事に関すること。
			9　その他学校行事	5
		03　会議	1　職員会議録	3	職員会議に関すること。
		03　会議	2　校内諸会議録	3	運営委員会、学年会、生徒指導委員会、教科会等に関すること。
	12　文書	00　文書管理	1　文書管理関係	10	文書分類表、廃棄文書報告書、保存文書引継書、文書管理目録、文書件名目録等
		01　公印	1　公印関係文書	永	公印台帳、公印新調・改刻・廃止届
		02　文書	1　文書収発簿	5
			2　親展文書収発簿	5
			3　事務引継書	5	事務引継(異動・校内各係)に関すること。
		03　日誌	1　学校日誌	10
			2　学校保健日誌	5
			3　給食日誌	常用
			4　プール日誌	5
			5　学校医等執務記録簿	5
	13　調査統計	00　指定統計	1　学校基本調査	10	卒業後の状況調査(中学校)を含む。
			2　学校保健統計調査	5
			3　地方教育費調査	5
			4　学校教員統計調査	5
		01　その他の統計	1　その他調査統計	5	長欠児童生徒報告、出席停止報告、在籍異動報告他職員、児童生徒、その他の調査に関すること。
	14　学校事故	00　学校事故	1　職員事故報告	5	職員の事故に関すること。
			2　児童生徒事故報告	5	児童生徒の事故に関すること。
			3　施設・設備事故報告	5	施設・設備の事故に関すること。
	15　児童生徒	00　学籍	1　修了台帳	永
			2　卒業台帳	永
			3　卒業認定・進級認定に関する資料	5
			4　除籍簿	20
			5　入学	5	就学通知書・入学者名簿など入学に関すること。
			6　区域外就学	5
			7　転入・転学	5	転入、転出、編入に関すること。
			8　就学猶予・原級留置	5
			9　その他学籍	5	氏名、住所、保護者変更等に関すること。
		01　教科書	1　教科書	5	無償教科書に関すること。
		02　証明	1　身分証明書発行台帳	3
			2　生徒学割証明書	3	学割証発行に関すること。
			3　各種証明書	3	在学証明書、卒業証明書、成績証明書など各種証明書
		03　奨学金	1　奨学金	5	育英会など奨学金に関すること。
		04　援助	1　就学援助	5	要保護・準要保護児童生徒の認定申請、請求に関すること。
			2　特別支援教育就学奨励費	5	認定申請、請求に関すること。
			3　交通遺児等教育手当	5	海難・労災遺児教育手当を含む。
	16　監査	00　監査・検査	1　監査・検査	10	町・県の監査に関すること。
	16　監査	00　監査・検査	2　事務指導	5	管内小中学校事務指導に関すること。
17　庶務	00　県教委・教育事務所	1　文科省・県教委・仙教事	3	文科省・県教委・教育事務所からの通知・照会・依頼・報告・回答等の一般文書
	01　町教委	1　町教委	3	町教委の通知・照会・依頼・回答等の一般文書(月例報告を含む。)
	02　学校事務支援室	1　学校事務支援室	3	利府町学校事務支援室に関する文書
	03　諸団体	1　諸団体関係	1	校長会・教頭会等諸団体に関する文書
	04　おたより	1　学校だより	3	家庭向け配布物
	04　おたより	2　学年・学級だより	3	家庭向け配布物
	05　雑文書	1　雑文書	1
18　バス	00　スクールバス	1　スクールバス	3	スクールバスに関すること。
19　その他	00　その他	1　その他	3	職員住所録、職員連絡網、勤務証明書等
Ⅱ　人事	20　人事	00　人事一般	1　教職員評価	5	教職員評価に関すること。
			2　人事関係	10	職員の選任、職員名簿、改名、改姓、住所(変更)、転籍に関すること、校内人事など。
			3　人事記録事項等異動届	5	改姓、現住所・本籍の変更、上級免許取得等に関すること。
		01　任免・異動	1　任免・異動	5	人事、給与の発令、職員の採用、着任、退職、任用、昇任、兼務に関すること。
			2　異動に伴う関係書類	1
			3　辞令交付簿	永
			4　代替配当申請	5	非常勤配当申請を含む。
		02　分限・懲戒	1　分限・懲戒関係	10	職員の分限、懲戒に関すること。
		02　分限・懲戒	2　休職・復職	10	職員の休職、復職に関すること。
		03　内申・具申	1　昇給・昇格関係	5	昇給(定期・特別)、その他給与の内申に関すること。
		04　表彰	1　永年勤続表彰	10
			2　叙勲	10
			3　その他の表彰	10
		05　履歴	1　現職員履歴書	常用	勤続期間の確認調書を含む。
		05　履歴	2　旧職員履歴書	永
		06　免許	1　教職員免許	5	免許の取得・書換・再交付・認定講習等
	21　服務	00　服務一般	1　服務関係	5
			2　勤務状況報告	5	職員の休暇、欠勤に関すること。在校時間記録、長期休業中の勤務動態
			3　職務専念義務免除	5	職務専念義務免除承認整理簿
			4　承認研修	5	承認研修計画書・報告書
		01　出勤簿	1　出勤簿	5
		02　勤務	1　週休日の振替及び半日勤務の割振変更簿	5
			2　通常勤務時間の変更割振簿	5
			3　代休日指定書	5
			4　早出遅出勤務、深夜勤務・時間外勤務制限請求	5
			5　休憩時間変更申出	5
		03　出張	1　自家用車使用届書	5
			2　出張伺・自家用自動車使用承認簿	5
			3　復命書	5
			4　区域外出張承認	5
		04　休暇・欠勤	1　年次有給休暇	5
			2　特別休暇	5	特別休暇簿・特別休暇申請(届出)書
			3　病気休暇	5
			4　育児休業・部分休業関係	5	承認請求書、養育状況変更届、短時間勤務承認請求書、部分休業承認請求書等
			5　その他の休暇	5	介護休暇
			6　その他の休業	5	就学部分休業、高齢者部分休業、自己啓発等休業、配偶者同行休業等
			7　欠勤	5	介護欠勤、その他の欠勤
		05　私事旅行	1　私事旅行	3	私事旅行届
		06　公務災害	1　公務災害	10	公務災害・通勤災害に関すること(認定請求、補償請求等)
Ⅲ　経理	30　給与	00　給与一般	1　給与関係	5	人児異動に関する報告、手当確認関係、寒冷地手当、コード表、手引き等
			2　給与支給明細書	5
			3　校内控除明細書	5	校内控除依頼書を含む。
			4　給与個人票	5
			5　電算入力資料関係	5	各種修正報告書(氏名・住所等修正)、特例計算書
			6　給与振込	常用	給与振込依頼書
			7　非常勤講師	5	非常勤講師報酬支給調書、通勤届、勤務計画表
			8　非常勤職員	5	通勤届、勤務計画表、報酬支給明細
			9　臨時職員	5	賃金支給調書、通勤届、勤務計画表
		01　手当	1　扶養手当	5	扶養親族修正通知書
			2　住居手当	5	住居修正通知書
			3　通勤手当	5	通勤修正通知書
			4　単身赴任手当	5	単身赴任修正通知書
			5　時間外勤務手当	5	時間外勤命令簿、配当通知、引き去り簿
			6　期末勤勉手当	5	除算期間内訳書、期末勤勉手当積算内訳表
			7　教員特殊業務手当	5	教員特殊業務手当台帳兼支給整理簿
			8　教育業務連絡指導手当	5	教育業務連絡指導手当台帳兼支給整理簿
		02　税金	1　税源泉徴収関係	5	年末調整、所得税・住民税源泉徴収に関すること。
			2　源泉徴収票(写)	5
			3　扶養控除(異動)申告書	7
			4　保険料控除・配偶者特別控除申告書	5
	31　旅費	00　旅費	1　旅費関係	5	通知、照会・依頼・報告・回答等の一般文書氏名登録、配当通知、予算引去り簿
			2　旅行命令(依頼)票	5
			3　一般旅費一覧表	5
			4　債権者登録(変更)届出書	常用
	32　市町村会計	00　市町村会計	1　町費会計関係	5	町費会計に関する一般文書
			2　予算執行	5	支出負担行為、支出命令、契約関係書類
			3　予算要求	5	当初・補正予算要求書及び資料に関すること。
			4　郵便切手等受払簿	5
			5　備品購入・施設修繕	5	備品購入、施設修繕申請に関すること。
	33　諸会計	00　給食会計	1　給食費関係	5	給食費に関する一般文書
		00　給食会計	2　金銭出納簿	5
		01　学校徴収金	1　学校徴収金関係	5	集金計画・明細などに関すること。
		01　学校徴収金	2　金銭出納簿	5
		02　諸会計	1　諸会計関係	5	その他の会計に関する集金計画・明細などに関すること。
		02　諸会計	2　金銭出納簿	5
		03　公衆電話	1　公衆電話関係	5
		04　募金	1　募金関係	5	各種募金に関すること。
Ⅳ　管理	40　施設	00　施設・設備	1　施設・設備関係	3	施設設備の総合計画、維持管理、防災、防火、防犯に関すること。
			2　施設・設備保守点検報告書	3	消防用設備・電気・給排水・プール機械・エレベーター等施設設備保守点検報告書、安全点検表
			3　目的外使用	3	施設設備の貸与、借用等に関すること。
			4　施設台帳	永	学校施設台帳(写)
	41　備品	00　備品	1　関係備品台帳	永
			2　教材備品台帳	永
			3　理科教育等設備台帳	永
			4　図書台帳	永
			5　寄付台帳	永
			6　備品管理	5	破損状況調査、不要品処理、亡失、破損等に関すること。
			7　寄付採納	5	寄付採納に関すること。
			8　理科薬品台帳	5	理科薬品の使用に関する記録
Ⅴ　福利厚生	50　福利厚生	00　児童手当	1　児童手当	5	児童手当に関すること、認定請求・額改定請求・現況届
		01　退職手当	1　退職手当	5	職員の退職手当等に関すること。
		02　共済組合	1　共済関係	5	組合員証の交付・書換に関すること、被扶養者の認定・取消に関すること・資格確認に関すること、組合員の異動・その他の共済一般に関すること。
			2　年金	5	年金に関すること。
			3　共済福利事業	5	短期給付に関すること、貸付に関すること。
		03　互助会	1　互助会関係	5	互助会一般に関すること、掛金、被扶養者、給付等に関すること。
		04　社会保険	1　社会保険	5	臨時職員等の健康保険・厚生年金保険に関すること。
		05　雇用保険	1　雇用保険	5	臨時職員等の雇用保険に関すること。
Ⅵ　渉外	60　PTA	00　PTA	1　PTA庶務	3	PTAに関する文書・行事に関すること。
			2　PTA会計	3	会費・予算・出納簿等に関すること。
			3　PTA安全互助会	3	加入手続、継続加入申込、給付金支給請求書
	61　中体連	00　中体連	1　中体連関係	3	中体連に関する文書・行事に関すること。
	62　教育研究会	00　教育研究会	1　研究会関係	3	県教研・地区教研・町教研・行事・補助金に関すること。
	63　その他	00　その他	1　その他の団体関係	1	同窓会、教育振興会他その他の団体に関すること。
Ⅶ　学務	70　教務	00　教育計画	1　教育計画	3	教育計画表、年間行事計画、日課表、授業時間割表、担任学級、教科に関すること。
		00　教育計画	2　教育課程	3	教育課程届出書(特別支援学級に係る特別の教育課程の編成)、年間指導計画書、クラブ活動年間計画書等
		01　教務	1　教務関係	3	週予定・入学説明資料、通学路等
			2　学力・知能検査	5	全国学力状況調査、みやぎ学力調査、知能検査等
			3　成績一覧表	3
			4　出席簿	5	児童生徒出席簿
			5　指導要録(学籍に関する記録)	20
			6　指導要録(指導に関する記録)	5
			7　児童生徒表彰、懲戒	5	児童生徒の表彰、懲戒に関すること。
			8　就学指導	5	就学指導委員会資料他就学指導に関すること。
			9　教育実習	5	教育実習指導記録、指導案他教育実習に関すること。
			10　指導主事訪問	5	訪問要請、実施計画書、指導案
			11　補欠授業計画	1
		02　教材	1　指導用教科書	5
		02　教材	2　補助教材	5	補助教材指定一覧
	71　研修	00　研修	1　現職教育	3	校内研究、校内実技研修、講師派遣依頼等
			2　指定研修関係	3	初任研、5年研、10年研、20年研、特学新担任研、免外研等
			3　センター研修	3	指定研修を除く総合教育センター主催の研修に関すること。
			4　教委等研修	3	町教委、教育事務所、県教委研修等に関すること。
			5　町教研等研修	3	利府町教育研究会に関すること。
			6　その他研修会	3	指定公開研究会、教育団体等研究会開催案内等
	72　指導	00　教科	1　国語	5	国語科教育指導に関すること。
			2　社会	5	社会科教育指導に関すること。
			3　数学(算数)	5	数学(算数)科教育指導に関すること。
			4　理科	5	理科教育指導に関すること。
			5　音楽	5	音楽科教育指導に関すること。
			6　美術(図工)	5	美術(図工)科教育指導に関すること。
			7　保健体育	5	保健体育科教育指導に関すること。
			8　技術	5	技術科教育指導に関すること。
			9　家庭	5	家庭科教育指導に関すること。
			10　英語	5	英語科教育指導に関すること。
			11　生活	5	生活科教育指導に関すること。
		01　道徳	1　道徳	5	道徳教育指導に関すること。
		02　特別教育活動	1　委員会活動	5	委員会活動指導に関すること。
			2　生徒会(児童会)活動	5	生徒会・児童会活動指導に関すること。
			3　クラブ活動	5	クラブ活動指導に関すること。
		03　その他	1　総合的な学習の時間	5	総合的な学習の時間の教育指導に関すること。
			2　特別支援教育	5	特別支援教育に関すること。通級・ことばの教室に関することも含む。
			3　視聴覚・情報教育	5	視聴覚・情報教育指導に関すること。
			4　図書館教育	5	図書館教育指導に関すること。
			5　給食・食育教育	5	給食・食育教育指導に関すること。
			6　防災・安全教育	5	防災・安全教育指導に関すること。
			7　進路・職業教育	5	進路・職業教育指導に関すること。
			8　社会教育	5	社会教育指導に関すること。
			9　志教育	5	志教育指導に関すること。
			10　環境・緑化教育	5	図書館教育指導に関すること。
			11　衛生看護教育	5	衛生看護教育指導に関すること。
			12　統計教育	5	統計教育指導に関すること。
			13　福祉教育	5	福祉教育指導に関すること。
			14　国際理解教育	5	国際理解教育指導に関すること。
			15　人権教育	5	人権教育指導に関すること。
			16　保健教育	5	保健教育指導に関すること。
			17　掲示教育	5	掲示教育指導に関すること。
			18　部活動指導	5	部活動指導に関すること。
			19　その他の教育	5	その他の教育指導に関すること。
			20　生徒指導	5	生徒指導に関すること。
			21　教育相談	5	教育相談に関すること。
			22　スクールカウンセラー活用事業	5	スクールカウンセラー活用事業に関すること。
			23　いじめの指導に関する文書	修業年限	アンケート用紙
			23　いじめの指導に関する文書	卒業後5	いじめの認知と対応の記録一覧
	73　保健	00　保健一般	1　保健関係	5	健康管理、伝染病、環境衛生検査等に関すること。学校保健会に関すること。
		01　児童生徒	1　児童生徒健康診断	5	児童生徒の健康診断及び予防に関すること。健康診断票・歯の検査票
		02　未就学児	1　就学時健康診断	5	就学児健康診断に関すること。
		03　日本スポーツ振興センター	1　加入(異動)名簿	5	加入者名簿、加入証明、同意書、異動報告に関すること。
2　災害報告・給付金		03　日本スポーツ振興センター	5	災害発生報告に関すること、給付通知書、領収書
04　教職員		1　教職員健康診断	5	教職員結核健康診断、健康管理カード
74　給食	00　給食	1　給食関係	3	給食予定表、給食停止、成分表等給食に関すること。
		2　衛生検査	3	学校給食における施設設備等定期検査票(控)、学校給食における衛生管理体制定期検査票(控)
		3　腸内細菌検査結果報告	3

◆	平成29年3月22日	教育委員会訓令第1号
◇	平成29年12月18日	教育委員会訓令第3号