○利府町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和5年3月9日
告示第20号
利府町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領(平成9年利府町告示第48号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この要領は、利府町情報セキュリティ基本方針(平成26年利府町訓令第3号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと町民生活部町民課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(総括責任者の設置)
第4条 総括責任者を置き、町民生活部長をもってこれに充てる。
2 総括責任者は、戸籍情報システム及びデータの保護について統括するとともに、自らこの要領に定められた事項を遵守し、かつ、戸籍情報システム及びデータの取扱職員(以下「取扱職員」という。)に遵守させるために、この要領に定める措置その他必要な措置を講じなければならない。
3 総括責任者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第5条 戸籍情報システムを適正に運用し、データ及びドキュメントについて管理するとともに、取扱職員に対し必要な指導を行うため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活部町民課長をもってこれに充てる。
2 保護管理者は、データ及びドキュメントの管理状況並びにこれらに関する設備の状態について常に把握し、的確に管理するよう努めなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
(データ保護)
第6条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
4 データは、他の業務に利用してはならない。
5 データは、不用となった時点で、速やかに焼却、裁断、消去等の復元できない方法により処分しなければならない。
6 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第7条 保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 格納した記録内容が分かるようラベルで明示する等適正な管理をすること。
(3) 受払い及び管理については、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(4) 破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
2 戸籍サーバの磁気ディスク等の適切な管理の実施を担保するため、クラウドサービスは、PCIDSS(クレジットカード情報における保護セキュリティ基準をいう。以下同じ。)の外部認証を取得しているデータセンターから提供されるものを利用するものとする。
3 保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し、PCIDSSの認証が継続していることを示す書類等を請求し、内容を把握するものとする。
(出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管し、これらの安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱職員は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に処理しなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際し、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID・パスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者(戸籍システム事業者の従業員のうち、町からの委託業務を担当するものをいう。以下同じ。)以外の者の利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時に、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から直ちに連絡を受け、協議する体制を整えなくてはならない。
(データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、データへのアクセスに際し、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID・パスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者の利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者が緊急時の保守作業をするためにデータへアクセスすることを許可したときは、ID・パスワードを付与するものとする。
4 保護管理者は、データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時に、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から直ちに連絡を受け、協議する体制を整えなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID・パスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、利用状況を必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止措置)
第13条 前3条の規定によりID・パスワードを付与された者は、自己のID・パスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID・パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、ID・パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID・パスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID・パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、町民生活部町民課戸籍住民係長(以下「取扱責任者」という。)に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末機器の操作)
第15条 端末機器は、取扱職員でなければ操作してはならない。
2 端末機器は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合に限り、操作し必要なデータを検索することができる。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第16条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を保管しなければならない。
(データの重要性等についての研修の実施)
第17条 データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、保護管理者は取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、総括責任者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。
2 新任の取扱職員に係る前項の研修は、採用後速やかに実施しなければならない。
(会議)
第18条 データの適切な管理を推進するため、データ会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、総務部総務課長、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民生活部町民課において処理する。
附則
この告示は、令和5年3月13日から施行する。