○利府町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領

平成9年8月25日

告示第48号

(目的)

第1条 この要領は、利府町個人情報保護条例(平成17年利府町条例第19号)利府町個人情報保護条例施行規則(平成17年利府町規則第34号)及び利府町電子計算機の事務処理に関する管理運営規程(平成9年利府町訓令第1号)に定めるもののほか、利府町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(平14告示23・平18告示11・一部改正)

(定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 町民課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書・プログラム説明書・操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(平14告示62・平27告示28・一部改正)

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民課長をこれに充てる。

(平14告示23・平27告示28・一部改正)

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難、その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、秘書政策室長に報告しなければならない。

(平18告示11・平19告示7・平27告示28・令2告示45・一部改正)

(端末機器取扱責任者)

第6条 保護管理者は、端末機器の適正な管理をするため、端末機器取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民課戸籍住民班長をこれに充てる。

(平14告示23・平18告示11・平27告示28・一部改正)

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。

4 データは、他の業務に利用してはならない。

5 データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断、消去等の復元できない方法により処分しなければならない。

6 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(平18告示11・一部改正)

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(平18告示11・一部改正)

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管し、これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に処理しなければならない。

(平18告示11・一部改正)

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項に規定する業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(平18告示11・一部改正)

(端末機器の操作)

第13条 端末機器は、取扱職員でなければ操作してはならない。

2 端末機器の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(平18告示11・一部改正)

(機器等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるとおり戸籍情報システムに係る機器、ソフトウェア等を保管しなければならない。

(平18告示11・一部改正)

(データの重要性等についての研修の実施)

第15条 データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。

2 新任の取扱職員に係る前項の研修は、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(平18告示11・一部改正)

(会議)

第16条 データの適切な管理を推進するため、データ会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3 会議は、秘書政策室長、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、町民課戸籍住民班において処理する。

(平14告示23・平18告示11・平19告示7・平27告示28・令2告示45・一部改正)

附 則

この告示は、平成9年8月30日から施行する。

附 則(平成14年告示第23号)

この告示は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年告示第62号)

この告示は、平成14年11月8日から施行する。

附 則(平成18年告示第11号)

この告示は、平成18年3月14日から施行する。

附 則(平成19年告示第7号)

この告示は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成27年告示第28号)

この告示は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(令和2年告示第45号)

この告示は、令和2年4月1日から施行する。

別表

(平19告示7・一部改正)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

 

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバー

保護管理者

・施錠のかかる保管庫に設置

・保管庫の鍵の管理

サーバーは施錠のかかる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。

サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍用クライアント

保護管理者

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・バックアップ記録リスト

・施錠のかかる保管庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

システムプログラム

保護管理者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

利府町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領

平成9年8月25日 告示第48号

(令和2年4月1日施行)